3 gratis organiserings- og kommunikationsredskaber enhver startup virksomhed bør bruge

trello Startup livet er kaos, fordi ingen har gjort det du gør før dig. Der er ingen beskrevet virksomhedskultur endnu, men den er du med til forme som tiden skrider frem. Alt forandres dog konstant, så vær omstillingsparat og prøv for guds skyld ikke at være en organiseringsninja uden hjælp, for selv den mest strukturerede person, vil have brug for organiseringsværktøjer. Igennem min relativt korte tid ved Woomio, har jeg prøvet en del forskellige værktøjer af - nogle kun for mig selv, og andre som hele teamet bruger. Min tre foretrukne gratisværktøjer til at skabe overblik, Kommunikere og manage opgaver, er dem jeg vil komme ind på nedenfor.

Arbejder du ikke i startup? Så kan de følgende værktøjer også sagtens bruges i andre sammenhæng herunder, som studerende og/eller i større virksomheder!

Trello Trello er et fantastisk redskab til manage projekter og lave "To Do" -lister for både dig selv og teamet. I princippet er selv helt små opgaver jo mindre projekter, der skal løses, delegeres videre til andre eller komprimeres ned til mindre projekter (som så kan udelegeres til andre) og så fremdeles. Trello kan bruges til både arbejde, studie og livet generelt (ja, hvem har ikke brug for lidt organisering på den front?), og der er et utal af måder hvorpå det kan bruges. Det fungerer således, at du har et board(fx. Marketing), hvorpå du kan oprette forskellige lister (fx. Facebook, Instagram, Newsletter, Doing, Done). Du tilføjer således Cards for hver opgave der skal løses indenfor hvert område. Fx. kan jeg tilføje et card på Instagram listen "billede af Xellence Skincare til fredag", når jeg går igang med opgaven sætter jeg den over i Doing, og når jeg er færdig overføres opgaven til Done. Undervejs i processen kan man desuden:

  • Oprette kommentarer.
  • Sætte due-dates.
  • Oprette checklister.
  • Uploade vedhæftede filer til et card.
  • Tildele opgaven til en/flere personer i det “team”, som har adgang til dette Board.

Trello kan bruge på lige præcis den måde, der fungerer bedst for dig. Så prøv dig frem og organisér dit board på lige præcis den måde, der fungerer bedst for dig.

Slack Jeg tror at de fleste i tech-startup miljøet bruger Slack som kommunikationsværktøj, men det kan bruges af virksomheder på et generelt plan. Slack er cloud baseret kommunikationsredskab til internt brug i virksomhed. Det fungerer lidt som et gammeldags chatprogram, men det smarte er, at man kan oprette forskellige kanaler alt efter hvilke teams der er i virksomheden. Vi har fx. en Developer kanal, en Design kanal, en Marketing kanal og en Random kanal. Jeg er ikke en del af Developer kanalen, da det som regel er udviklingernes legeplads i forhold til tech-snak. Men jeg er for eksempel jævnligt inde på Design kanalen for at blande mig, og se hvad designerne har snakket om! Derudover kan man selvfølgelig også skrive privat til hinanden...

Slack løser flere problemer, som mange virksomheder og ansatte nok kender til, men lad mig lige opridse det jeg ser som de største fordele.

Slack sørger for at alle på teamet kan holde sig opdateret med hvad der bliver kommunikeret i firmaet. På den måde øges vidensdeling betydeligt! Derudover har jeg selv oplevet, at før vi begyndte at bruge Slack, så fik jeg spørgsmål fra kollegaerne på 10 forskellige måder. Nogle skrev på Facebook, nogle på mail (mega stress jo!), andre via sms, og slutteligt, kom folk direkte hen og spurgte selvom jeg måske sad midt i noget vigtigt. Ved at alt bliver samlet ét sted, så giver det en form for struktur.

Google Docs

De fleste af jer kender nok allerede Google Docs, da det også er brugt på studier og til hjemmebrug. Men ikke desto mindre vil jeg slå et slag for at virksomheder har en fælles fildelingsplatform. Udover det åbenlyse aspekt i at ens dokumenter ikke går tabt, hvis uheldet er ude og ens computer forsvinder, så er det lidt ligesom med Slack bare rart, at alt er samlet ét sted. Vi har det opdelt i forhold til teams, og så er vi ellers igang med at opbygge en form for mappestruktur, der giver mening. It's a work in progress!

Som et sidste tip, så er alle ovenstående systemer også at finde som apps, hvilket 100% kan betale sig hente! Jeg elsker for eksempel at kunne skrive opgaver ind i Trello mens jeg er på farten eller at kunne kommunikere med teamet på Slack - Dog er notifikationer slået fra der (work life balance, I ved!)

simone moeller4 Comments